لیست بیمه ستون فقرات انضباط بیمه‌ای هر کارگاه است؛ اشتباه در آن یعنی جریمه، بدهی معوق و گاهی چالش‌های حقوقی. در این راهنمای جامع، گام‌به‌گام از ثبت‌نام کارفرما و کارگاه تا تهیه دیسکت/فایل و ارسال اینترنتی، پرداخت حق بیمه، و رفع خطاهای رایج را مرور می‌کنیم. همچنین هر جا نیاز به تصویر از صفحه دارید، دقیقاً مشخص کرده‌ایم که چه تصویری باید قرار بگیرد تا فرآیند برای تیم شما و ممیزان داخلی شفاف باشد.
اگر حین اجرا با ابهامی مواجه شدید، برای جلوگیری از خطاهای پر‌هزینه، همین حالا از مشاوره تخصصی زودی کارا استفاده کنید.
لیست بیمه تأمین اجتماعی چیست و چرا اهمیت دارد؟
لیست بیمه شامل سوابق بیمه‌ای کارکنان، دستمزد، مزایا، روزهای کارکرد و سهم‌های بیمه است. ارسال ماهانه و به‌موقع آن الزامی است و تأخیر یا عدم ارسال، جریمه دارد. حق بیمه به‌طور معمول ۳۰٪ از دستمزد ماهانه است: ۷٪ سهم بیمه‌شده، ۲۰٪ سهم کارفرما، ۳٪ بیمه بیکاری (پرداخت توسط کارفرما). برخی موارد (مثلاً جانبازان برای سهم ۷٪ یا کارگاه‌های مشمول کمک دولت برای سهم کارفرما) استثنا دارند.
مسیرهای مجاز برای تهیه و ارسال لیست
دو روش اصلی دارید:
- ارسال آنلاین از طریق سامانه‌های غیرحضوری تأمین اجتماعی (eServices / سامانه ارسال لیست).
- تهیه لیست با نرم‌افزار ListDisk (لیست دیسک) و سپس بارگذاری فایل‌های خروجی در سامانه.
پیشنهاد زودی‌کارا: اگر تیم‌تان تازه‌کار است، روش نرم‌افزار + بارگذاری به دلیل خطایابی مرحله‌ای، کنترل بیشتری می‌دهد.
مراحل گام‌به‌گام (راهنمای اجرایی)
گام ۱: ثبت‌نام کارفرما و دریافت کد کارگاهی
- ثبت‌نام و اخذ کد کارگاهی ۱۰ رقمی (۳ رقم شعبه، ۳ رقم فعالیت، ۴ رقم فراوانی).
- دریافت نام کاربری و رمز عبور سامانه.
- پس از بازرسی اولیه، امکان ارسال لیست فعال می‌شود.
نکات مهم:
- آدرس را دقیق وارد کنید.
- ردیف پیمان فقط برای پیمانکاران است (در غیر این صورت «۰۰۰»).
گام ۲: نصب/به‌روزرسانی نرم‌افزار لیست دیسک (ListDisk)
- آخرین ورژن سال ۱۴۰۴، نسخه ۶ است؛ نصب و به‌روزرسانی را انجام دهید.
- آیکون برنامه را اجرا کنید تا به صفحه اصلی برسید.
گام ۳: ثبت اطلاعات کارگاه در نرم‌افزار
از منوی اطلاعات پایه → مشخصات کارگاه → جدید اطلاعات زیر را وارد کنید:
کد کارگاه ۱۰ رقمی، ردیف پیمان (در صورت پیمانکار بودن)، نام کارگاه/شرکت، نام کارفرما، آدرس.
فیلد نرخ حق بیمه برای ردیف پیمان‌هاست و در غیر پیمانکاری الزامی نیست.
گام ۴: ثبت اطلاعات کارکنان
از طریق اطلاعات پایه → مشخصات کارکنان → جدید و سپس موارد اجباری رو تکمیل کنید :
شماره بیمه (۸ رقم؛ نرم‌افزار به‌صورت خودکار 00 ابتدای آن می‌گذارد)، شماره پرسنلی، نام/نام‌خانوادگی/نام پدر، جنسیت، شماره شناسنامه، تاریخ تولد (به‌صورت عددی پیوسته)، شهر محل صدور، کد ملی، شغل.
- ساختار کد ملی بررسی می‌شود، اما تعلق آن به شخص بررسی سیستمی ندارد؛ حتماً با شناسنامه تطبیق دهید.
- فیلدهای تکمیلی مثل تحصیلات اختیاری هستند.
نکات مهم:
- شماره بیمه بیش از ۸ رقم نباشد.
- تاریخ تولد را بدون جداکننده وارد کنید؛ نرم‌افزار خودش قالب را اعمال می‌کند.
- عنوان شغلی با برگ بازرسی هم‌خوان باشد.
گام ۵: تنظیم لیست ماهانه (تجمیعی)
از مسیر: عملیات → لیست ماهانه → جدید. فیلدهای کلیدی زیر رو تکمیل کنید:
کد کارگاه، ردیف پیمان (در صورت وجود)، سال/ماه، تعداد نفرات بیمه‌شده، جمع روزهای کارکرد، جمع دستمزد روزانه، جمع دستمزد ماهانه، مزایای ماهانه مشمول.
- در مشاغل با دستمزد مقطوع، مبلغ دستمزد باید دقیقاً مطابق مقادیر اعلامی سازمان باشد؛ مغایرت، جریمه دارد.
- مبلغ حق بیمه (۷٪، ۲۰٪، ۳٪) پس از وارد کردن جمع دستمزد ماهانه به‌طور خودکار محاسبه می‌شود؛ در استثناها می‌توانید دستی ویرایش کنید (جانبازان: صفر برای ۷٪؛ کارگاه‌های مشمول کمک دولت: صفر برای سهم کارفرما؛ نسبت‌های خانوادگی: صفر برای بیکاری).
نکات مهم:
- لیست هر ماه، برای ماه قبل ارسال می‌شود.
- جمع‌ها را با برگه اکسل حقوق و دستمزد تطبیق دهید تا خطای «انتقال اطلاعات به دیسکت» رخ ندهد.
گام ۶: ثبت «ریز کارکرد» (به تفکیک کارکنان)
از مسیر: ریز کارکرد → جدید برای هر نفر:
شماره بیمه‌شده، روزهای کارکرد (با توجه به ۲۹/۳۰/۳۱ روز)، دستمزد روزانه، مزایای ماهانه مشمول (مستمر/غیرمستمر)، حق تأهل، پایه سنوات.
- مزایای مستمر مانند حق مسکن و بن کارگری، غیرمستمر مثل اضافه‌کاری.
- تاریخ ترک کار را در همین بخش ثبت کنید.
گام ۷: تهیه فایل خروجی (تهیه دیسکت)
پس از تکمیل لیست ماهانه و ریز کارکرد:
عملیات → لیست ماهانه → تهیه دیسکت و تعیین مسیر ذخیره. دو فایل DSKKAR00.dbf (اطلاعات کارگاه) و DSKWOR00.dbf (اطلاعات بیمه‌شدگان) ایجاد می‌شوند.
اگر پیام خطا گرفتید (مثلاً عدم تطابق جمع مزایای مشمول)، ابتدا جمع‌های اکسل و فرم‌ها را اصلاح کنید، سپس دوباره خروجی بگیرید. از پوشه پایگاه داده (Database) حتماً بک‌آپ تهیه کنید.
گام ۸: بارگذاری اینترنتی و ارسال لیست
وارد سامانه کارفرمایان/خدمات غیرحضوری شوید:
- منوی کارفرمایان → لیست حق بیمه → ارسال لیست حق بیمه.
- بارگذاری فایل اطلاعات ماهیانه کارگاه (DSKKAR00.dbf) و بیمه‌شدگان (DSKWOR00.dbf).
- تأیید و ارسال به شعبه؛ شماره پیگیری دریافت می‌کنید.
- سپس از گزینه «دریافت برگ پرداخت/رسید»، فیش را بگیرید و از طریق درگاه‌های معرفی‌شده پرداخت کنید.
ضرب‌الاجل قانونی:
- مهلت ارسال لیست و پرداخت حق بیمه: تا آخرین روز ماه بعد (ماده ۳۹). تأخیر در ارسال یا عدم پرداخت، هر کدام جریمه مستقل دارد.
پرداخت‌هایی که مشمول بیمه نیستند (برای کاهش خطا)
برخی پرداخت‌ها از شمول حق بیمه خارج‌اند (مثل بازخرید مرخصی، برخی هزینه‌های مأموریت، مزایای پایان کار، شرایط خاص پاداش افزایش تولید و …). تشخیص درست مشمول/غیرمشمول برای جلوگیری از بدهی در حسابرسی ضروری است.
اگر درباره مشمول/غیرمشمول بودن آیتمی تردید دارید، قبل از ارسال لیست با کارشناس تأمین اجتماعی زودی‌کارا مشورت بگیرید.
خطاهای رایج و چک‌لیست کنترل نهایی
- ناهماهنگی جمع مزایای مشمول بین لیست ماهانه و ریز کارکرد → اول جمع‌ها را در اکسل تطبیق دهید، سپس برای تهیه دیسکت اقدام کنید.
- شماره بیمه بیش از ۸ رقم یا کد ملی با ساختار نامعتبر.
- عنوان شغلی نامرتبط با برگ بازرسی.
- اعمال نکردن استثناها (جانباز، کارگاه خانوادگی، کمک دولت) در سهم‌ها.
- ارسال با تأخیر و از دست دادن مهلت ماده ۳۹.
مقالات مرتبط:
دیدگاه تخصصی زودی‌کارا
در عمل، دو چیز بیشترین ریسک را ایجاد می‌کند: عدم تطابق جمع‌ها (بین ریزکارکرد و لیست ماهانه) و اشتباه در مشمول/غیرمشمول. اگر این دو را با یک چک‌لیست داخلی کنترل کنید، معمولاً نه در «تهیه دیسکت» خطا می‌خورید و نه در حسابرسی بعدی بدهکار می‌شوید. پیشنهاد ما این است که برای ماه‌های نخست، یک‌بار کل فرآیند را با کارشناس زودی‌کارا مرور کنید تا الگوی ثابت و بدون خطا برای تیم‌تان شکل بگیرد.
برای دریافت مشاوره تأمین اجتماعی با کارشناسان زودی‌کارا از طریق این لینک تماس بگیرید.
